ثبت اثرات ویروس کرونا در ریسک عملیاتی

همانگونه که می دانیم، ثبت و ضبط رویدادهای ریسک عملیاتی به عنوان یکی از موارد با اهمیت به منظور مدیریت ریسک های عملیاتی می باشد و نکته حائز اهمیت این است که این داده ها می بایست از کیفیت مناسبی برخوردار باشد. وضعیتی که ما در مورد ویروس کرونا مشاهده می کنیم بسیار منحصر به فرد بوده و ثبت این رویداد از منظر ریسک عملیاتی دارای ابهام و اختلاف نظر است. با این وجود، در مورد اینکه شرکتها چگونه زیان ریسک عملیاتی ناشی از پاندمی (همه گیری) ویروس کرونا (Covid-19) را در داده های زیان خود لحاظ نمایند، بررسی های بسیاری صورت گرفته و شاخص هایی برای تشخیص و تجمیع این زیان ها معرفی گردیده است.

رویکرد کلی

به منظور گردآوری داده های زیان مرتبط با پاندمی ویروس کرونا، رویکردها و نگرش های متفاوتی مطرح بوده است، لذا در هنگام مواجهه با یک هزینه یا زیان در جمع آوری داده های زیان، می بایست یک رویکردی واحد در نظر گرفته شود. به طور خلاصه و سریع می توان گفت که رویکرد کلی این است که سازمان ها از خود بپرسند:

” آیا تا کنون این تاثیر (impact)، بدون این بیماری همه گیر، تجربه شده است؟”

اگر پاسخ به این سوال، منفی است بنابراین تأثیر این رویداد در صورتی در گزارش ریسک عملیاتی آورده می شود که شرایط زیر را داشته باشد:

هزینه ای که صرف شده است، باید ناشی از شیوع ویروس کرونا باشد.
این هزینه یک هزینه غیرمنتظره باشد؛ به عبارت دیگر از قبل برای آن بودجه ای در نظر گرفته نشده و یا اینکه بخشی از برنامه استراتژیک تدوین شده پیش از شیوع بیماری کرونا، نبوده باشد.
این هزینه مربوط به پرداخت جبران خسارت (goodwill) یا هزینه به وقوع پیوسته (cost incurred)، نباشد (به عنوان مثال پرداخت های بلاعوض قبلی و غیره).

استفاده از این رویکرد به این دلیل ساده و کاربردی است که اثرات و هزینه های ضروری را در نظر می گیرد که شرکت ها به منظور حفظ عملیات کسب و کار در نتیجه بیماری کرونا، متحمل شده اند. همچنین طیفی از تأثیرات را برای تجزیه و تحلیل بیماری همه گیر و سناریوهای آینده فراهم می کند. لذا در جمع آوری این داده ها بایستی مواردی را در نظر گرفت که در ادامه به آنها اشاره شده است.

هزینه های قابل قبول به عنوان زیان ریسک عملیاتی

هنگام ثبت داده های زیان در پایگاه داده، هزینه های ذیل به عنوان اثر رویداد زیان در نظر گرفته می شوند:

1. تأثیر در عملیات

کار در منزل – هزینه هایی که به طور خاص بر اثر بیماری پاندمی (و نه به عنوان بخشی از ارتقاء تجهیزات معمولی)، صرفا برای تجهیزات و خدمات اضافی مورد نیاز جهت کار در منزل صرف می شود.
هزینه های نظافت- هزینه های تمیزکاری که صرفا به بیماری کرونا مربوط می شود، مانند هزینه تمیز کردن دقیق ساختمان هایی که کارکنان آن از نظر ویروس کرونا، مثبت ارزیابی شده اند.
تجهیزات محفاظتی- به عنوان مثال، پرده های پلاستیکی در شعب و همچنین ماسک و دستکش که برای حفظ عملیات کسب و کار در زمان پاندمی استفاده می شود.
هزینه های ساختمان- هزینه های ضروری اضافه شده ناشی از بسته شدن ساختمان به علت پاندمی (به عنوان مثال، هزینه های امنیتی اضافی).
هزینه ایجاد مرکز فرماندهی بیماری کرونا- فقط شامل هزینه های مازاد بر هزینه های برنامه ریزی یا کنترل تداوم کسب و کار موجود می باشد، به عنوان مثال تأمین غذا و محل اقامت کارکنان در طول دوره پاندمی.

2. تأثیر در تدارکات

هزینه های سفرها یا رویدادهای (همایش ها و سمینارها) لغو شده – خسارات ناشی از لغو، به دلیل پاندمی که قابلیت گزارش شدن را دارند.

3. تأثیر بر افراد

مشاوران – هزینه مشاوران خارجی که بابت پاندمی مورد نیاز می باشد.
پرداخت های ویژه- به عنوان مثال، مبلغی که یکبار به پرداخت ها اضافه شده باشد یا هزینه اضافی برای کارکنانی که لازم است به اداره مراجعه کنند، شامل مواردی که برای ادامه عملیات اساسی، ضروری است.
هزینه اضافی تأمین حمایت بهداشت روانی کارکنان- هزینه های ضروری برای حمایت از کارکنان در طول دوره بحران پاندمیک که قابل گزارش باشند چراکه اینها مستقیما از بیماری کرونا تاثیر گرفته اند.

هزینه های غیر قابل قبول به عنوان زیان ریسک عملیاتی

برخی از مواردی که نبایستی در داده های مربوط به زیان گزارش شوند:

معافیت از پرداخت کارمزد و اقساط وام مسکن- رفتاری که به نشانه حسن نیت سازمان در قبال مشتریان می باشد. به عنوان نمونه می توان به معافیت از کارمزدها پس از وقوع طوفان سهمگین اشاره نمود که به منظور حسن نیت سازمان و تعامل با مشتریان، محسوب می شود. هزینه های مربوط به این گونه از برنامه ها قابل گزارش نیستند مگر اینکه هزینه های اضافی ناشی از کرونا (مانند استخدام کارمندان از بیرون از سازمان برای پردازش حجم بالای معاملات) وجود داشته باشد.
درآمد کاهش یافته- اگر یک شرکت به دلیل رکود اقتصادی ناشی از پاندمی کرونا، درآمد کمتری کسب کند این یک تغییر طولانی مدت در محیط کسب و کار است و یک هزینه فرصت را نشان می دهد.
دستمزد کارکنان- پرداخت حقوق پرسنل و کارکنانی که در این دوران به دلیل اینکه شرکت تصمیم به تعطیلی گرفته است، کار نمی کنند و قادر به کار در منزل نیز نمی باشند.
حقوق پرداختی به کارکنان بیمار و هزینه حق بیمه- هزینه های حقوق و دستمزد کارکنان بیمار به عنوان هزینه انجام کسب و کار محسوب می شود.
صرفه جویی در هزینه- به عنوان مثال هزینه کاهش یافته قبوض آب و برق و مواردی از این دست، به دلیل تعطیل شدن ساختمان مرکزی، در محدوده گزارش ریسک عملیاتی قرار نمی گیرد.

تغییر رویکرد در برخورد با هزینه های بیماری کرونا

سوال دیگری که مطرح می شود این است که چه زمانی هزینه های مرتبط با پاندمی در یک محیط عملیاتی جدید به هزینه های کسب و کار تبدیل شده و به عنوان زیان های ریسک عملیاتی گزارش نمی شوند؟
پاسخ این سوال این است که هزینه هایی که پس از تأثیر پاندمی ویروس کرونا، به بازگرداندن عملیات کسب وکار کمک می کنند، می توانند به عنوان زیان های ریسک عملیاتی گزارش شود. اما هزینه های مورد انتظاری که پس از شیوع بیماری کرونا، برای حفظ عملیات کسب وکار لازم می باشد، قابل گزارش نیستند. به عنوان مثال ، اگر پس از پاندمی بیماری کرونا، به منظور پاسخ گویی به اقدامات الزام شده از سوی ناظرین و یا سازمان های بهداشت عمومی، این هزینه ها به عنوان هزینه های جاری در بودجه لحاظ شوند، این هزینه ها به عنوان اقدامات پیشگیرانه در نظر گرفته می شوند و قابل گزارش نیستند.

برای کمک به تصمیم گیری در قابل گزارش بودن یا نبودن هزینه ها، به درخت تصمیم گیری زیر مراجعه کنید.